INTERVIEW

Optimering af arbejdsprocessen med High-Performanceværktøjer

– interview med Rikke Frost Christensen, Head of Global Sourcing, FOSS

Det er ikke nogen hemmelighed, at stress og mentalt fokus ikke er særligt gode legekammerater. Når vi har (lidt for) meget om ørerne, bliver vi ironisk nok også dårligere til at holde styr på det og se os ud af det.

Man behøver dog ikke være ved at vælte af stress for ganske enkelt at have mistet overblikket i det væld af opgaver, som oftest kendetegner en gennemsnitlig arbejdsdag, og for de fleste af os vil ”her-og-nu-opgaverne” komme til at fylde meget. Det er helt naturligt. De korte deadlines og følelsen af hurtigt at kunne sætte et flueben, giver et umiddelbart overbliks-fix; bordet ryddes, og vi kan begynde at løfte blikket og spejde efter de mere langsigtede projekter: dem som, vi godt ved, for alvor gør en forskel.

Problemet er bare, at de løbende opgaver jo ikke forsvinder. De bliver ved med at komme; indbakken fyldes hurtigt igen, og i en fast-paced hverdag kan det føles som om, man ALDRIG når frem til det, der virkeligt batter!

Fra dårlige vaner til personlig tilfredshed

Det var lige præcis dén udfordring, Rikke Frost Christensen stødte på gang på gang i sit arbejde som Head of Global Sourcing hos FOSS, på trods af at hun så sig selv som et velstruktureret menneske, der i forvejen performede på et højt niveau.  Derfor meldte hun sig til en High-Performance Workshop, da jeg udbød den som den første gang.

Det var i erkendelse af, at jeg skulle være bedre til at prioritere optimeringsopgaver. Noget der flytter forretningen, siger Rikke, der også ønskede mere tid til langsigtede og strategiske opgaver. Inden workshoppen var Rikke især frustreret over dårlige vaner og manglende effektivitet:

Der er helt sikkert nogle dårlige vaner, og meget af arbejdet foregår i indbakken – og så får vi ikke automatiseret det i én arbejdsgang. Hvis vi kunne få frigjort noget af den spildtid, så kunne det give meget mere fokus på de større opgaver – dem, der kan løfte forretningen.

På workshoppen arbejder vi blandt andet med værktøjer til at bryde mål ned til høj daglig produktivitet samt et opgave scorecard, der hjælper med at anskueliggøre, hvilke opgaver der skaber mest værdi, og hvordan man sikrer højt fokus på dem i hverdagen. For Rikke var det helt klart en af de største take-aways:

Det hjalp helt utroligt at få kategoriseret opgaverne og få afsat tid til dem. Jeg kogte det hele ind og lavede en vision i Onenote med den samlede strategi mv. Jeg gav en fane hver til hver af de 3-4 punktsopgaver*, der skal til at for at nå strategien, hvilket også gjorde kommunikationen i forbindelse med opgaverne meget mere klar.
Det tog noget tid at få det fra hovedet og ud i en samlet vision, men nu får lukket jeg opgaverne. Det gjorde jeg ikke før.

I det hele taget er det Rikkes oplevelse, at der er kommet mere struktur i hverdagen, samtidig med at værktøjerne fra workshoppen har hjulpet hende til at kigge nærmere på sin indre tidsoptimist:

Jeg er mere struktureret og bedre til at kommunikere ud til teamet. Jeg kan stadig synes, det er svært at være realistisk, når jeg planlægger. Hver mandag fra klokken 8-10 laver jeg en evaluering; hvad gik skævt, hvad skal planlægge igen osv.. Ting tager tid, og jeg skal være mere realistisk i forhold til, hvor lang tid tager en opgave egentlig tager.

For at få det optimale ud af workshoppen er det netop vigtigt, at man er villig til at implementere de nye værktøjer bagefter og forstå, at der er tale om en fortløbende proces. På workshoppen kigger vi derfor også på den nyeste forskning indenfor vaner, så man har størst mulig chance for at opnå succes med implementeringen. Rikke oplevede det desuden som en klar fordel at have sat sig specifikke mål med workshoppen – og være åben over for forandring:

Jeg tænker, at man skal overveje, hvad man gerne vil have ud af det, og så skal man skal være forberedt på at aflære noget og lære noget nyt.

Og så er resultatet heller ikke til at tage fejl af. Som Rikke siger:

Kvaliteten af arbejdet er markant højere nu – og jeg når det hele på kortere tid. Tilfredsheden over opgaveudførelsen er derfor også højere. Det har skabt stor personlig tilfredshed.

*3-4 punktsopgaver, er opgaver, som de på workshoppen er kategoriseret som opgaver med et højt afkast

Vil Du gerne lære high-performance værktøjer?

Hvis Du er interesseret i at få adgang til de samme værktøjer som Rikke, så kan du læse mere om workshoppen, der er modul 3 på mit forløb for teams. Workshoppen kan sagtens afholdes uden de andre moduler.

Team Mastery

Personlige værdier

Forandring, kom bare an!

Jeg har det fint med at ting flytter sig. Ja, jeg trives faktisk med det, og det tror jeg primært jeg gør, fordi jeg ved hvad der driver mig, og at forandring er med til at give mig det, jeg gerne vil have. Sådan tror jeg dog ikke at alle har det, og derfor vil jeg dele med dig hvordan jeg navigerer i forandring.

På det seneste er der noget, der har optaget mig meget og det er den udfordring der opstår, når en specialist pludselig træder ind i rollen som leder. Hvad så? Jeg tænker, der må opstå en masse spørgsmål. Hvad forventer min leder af mig? Hvad skal jeg gøre anderledes nu, når jeg har ansvaret for andre mennesker? Eller måske fortsætter man bare som da man var specialist, for det var jo nok derfor, man blev leder? For mange er der tale on en ny måde at være på, en ny måde at gøre tingene på, en ny formel for succes osv. Men midt i alle de nye ting står du, og det er afgørende at du finder ud af, hvad du står for og hvad der er vigtigt for dig.

Til dig, der læser med, men ikke går fra at være specialist til leder – læs du bare videre. Nedenstående er relevant for os alle. De kommer bare endnu mere til udtryk, når man er i forandring enten pga. noget man selv skaber eller noget, der skabes udefra. Det værktøj jeg vil skrive om i dag har haft afgørende betydning for mig personligt og er et af mine yndlingsværktøjer – værdiafklaring

Lav din egen værdiafklaring

En værdi er en følelse, der betyder virkelig meget

Ens personlige værdier består af de følelser, der er ekstremt vigtige for, at man er den bedste udgave af én selv. For eksempel vil nogen have udfordring som en værdi i deres værdisæt og det betyder, at det at føle sig udfordret betyder virkelig meget for den person. Hvis man så ikke bliver udfordret jævnligt, vil man ofte føle at man mangler noget, og hvis ikke kender sine værdier vil man ikke vide hvad man mangler.

Hvorfor er det overhovedet interessant at kende sine værdier?

Når man kender sit værdisæt er det ligesom at have et filter, hvor man kan filtrere sin egen adfærd og kan sætte ord på, hvis man er på afveje. For mig personligt er mit værdisæt mit GPS system jeg navigerer efter i alt hvad jeg gør. Mine værdier er fundamentet for alle de mål jeg arbejder med, og hvis mine mål ikke opfylder mine værdier er jeg ganske enkelt ikke den bedste udgave af mig selv. Vel og mærke den udgave af mig selv jeg har besluttet at være, lige nu. Værdier kan ændre sig over tid og man kan have brug for at sætte nogle værdier højere and andre i en periode.

Hvordan ‘finder’ man sine værdier?

Når man laver en værdiafklaring arbejder man typisk med top 10 ud af flere hundrede værdier og derfor betyder de rigtig meget. I en sådan proces vil man også forsøge at ’skille sig af med’ værdier, der enten ikke repræsenterer den bedste udgave af én selv eller som af ude af ens egen kontrol. Hvis du for eksempel har retfærdighed som en værdi kan du måske opleve at andre gør noget, der bryder med dine værdier og du føler dig stødt. Problemet er bare, at du lader andre bestemme om du bliver ’ramt’ på dine værdier og dermed overlader du ansvaret for din tilstand til andre. Det kan godt være at det lyder lidt ‘hokus pokus agtigt’, at det er muligt at skille sig af med værdier, der umiddelbart betyder rigtig meget for én. Men når man finder ud af, hvad konsekvensen af at have disse værdier er, vil de fleste kunne tage afsked med dem og i stedet fokusere på dét, der er i deres egen kontrol.

Værdier og forandring

Hvis jeg skulle gå fra at være en højt respekteret specialist til at være en inspirerende leder, eller gå igennem en anden stor forandring, ville jeg starte med at finde ud af, hvad jeg selv står for – hvordan mit GPS system ser ud. Så er det meget nemmere at finde vej bagefter!

Et værdisæt er personligt og det vil sige at vi alle sammen løber rundt med forskellige GPS systemer. Det er der som udgangspunkt ikke noget problem i, med mindre du forventer at de andre skal ændre deres GPS system og opgradere til dit!

Mit værdisæt giver mig et ståsted selvom verden omkring mig konstant forandrer sig og det gør det meget nemmere for mig at sige ja og nej til de rigtige ting.

En værdiafklaring hos mig tager normalt 3 timer og det er min erfaring at det er svært at gøre det selv. Der er dog nogle spørgsmål man med fordel kan reflektere over for at komme et stykke ad vejen.

• Hvad er det vigtigste for mig at føle?
• Er der nogle af mine værdier/følelser, der er ude af min kontrol?
• Hvilke værdier skal være i mit værdisæt for at jeg er den bedste udgave af mig selv?

God fornøjelse!

Hvis du gerne vil have hjælp til at lave en udførlig værdiafklaring kan du kontakte mig eller købe adgang til øvelsen, som du kan lave selv.

Lav din egen værdiafklaring

Hvorfor

Innovation og Kreativitet

Ledelse 

Følelsesmæssig intelligens

Jeg arbejdede på et tidspunkt med 20 ledere i en stor dansk virksomhed, hvor vi blandt andet fokuserede på lederens følelsesmæssige intelligens.

Styr dine følelser i øjeblikket

Øg din selvkontrol