INTERVIEW
Optimering af arbejdsprocessen med High-Performanceværktøjer
– interview med Rikke Frost Christensen, Head of Global Sourcing, FOSS
Det er ikke nogen hemmelighed, at stress og mentalt fokus ikke er særligt gode legekammerater. Når vi har (lidt for) meget om ørerne, bliver vi ironisk nok også dårligere til at holde styr på det og se os ud af det.
Man behøver dog ikke være ved at vælte af stress for ganske enkelt at have mistet overblikket i det væld af opgaver, som oftest kendetegner en gennemsnitlig arbejdsdag, og for de fleste af os vil ”her-og-nu-opgaverne” komme til at fylde meget. Det er helt naturligt. De korte deadlines og følelsen af hurtigt at kunne sætte et flueben, giver et umiddelbart overbliks-fix; bordet ryddes, og vi kan begynde at løfte blikket og spejde efter de mere langsigtede projekter: dem som, vi godt ved, for alvor gør en forskel.
Problemet er bare, at de løbende opgaver jo ikke forsvinder. De bliver ved med at komme; indbakken fyldes hurtigt igen, og i en fast-paced hverdag kan det føles som om, man ALDRIG når frem til det, der virkeligt batter!
Fra dårlige vaner til personlig tilfredshed
Det var lige præcis dén udfordring, Rikke Frost Christensen stødte på gang på gang i sit arbejde som Head of Global Sourcing hos FOSS, på trods af at hun så sig selv som et velstruktureret menneske, der i forvejen performede på et højt niveau. Derfor meldte hun sig til en High-Performance Workshop, da jeg udbød den som den første gang.
Det var i erkendelse af, at jeg skulle være bedre til at prioritere optimeringsopgaver. Noget der flytter forretningen, siger Rikke, der også ønskede mere tid til langsigtede og strategiske opgaver. Inden workshoppen var Rikke især frustreret over dårlige vaner og manglende effektivitet:
Der er helt sikkert nogle dårlige vaner, og meget af arbejdet foregår i indbakken – og så får vi ikke automatiseret det i én arbejdsgang. Hvis vi kunne få frigjort noget af den spildtid, så kunne det give meget mere fokus på de større opgaver – dem, der kan løfte forretningen.
På workshoppen arbejder vi blandt andet med værktøjer til at bryde mål ned til høj daglig produktivitet samt et opgave scorecard, der hjælper med at anskueliggøre, hvilke opgaver der skaber mest værdi, og hvordan man sikrer højt fokus på dem i hverdagen. For Rikke var det helt klart en af de største take-aways:
Det hjalp helt utroligt at få kategoriseret opgaverne og få afsat tid til dem. Jeg kogte det hele ind og lavede en vision i Onenote med den samlede strategi mv. Jeg gav en fane hver til hver af de 3-4 punktsopgaver*, der skal til at for at nå strategien, hvilket også gjorde kommunikationen i forbindelse med opgaverne meget mere klar.
Det tog noget tid at få det fra hovedet og ud i en samlet vision, men nu får lukket jeg opgaverne. Det gjorde jeg ikke før.
I det hele taget er det Rikkes oplevelse, at der er kommet mere struktur i hverdagen, samtidig med at værktøjerne fra workshoppen har hjulpet hende til at kigge nærmere på sin indre tidsoptimist:
Jeg er mere struktureret og bedre til at kommunikere ud til teamet. Jeg kan stadig synes, det er svært at være realistisk, når jeg planlægger. Hver mandag fra klokken 8-10 laver jeg en evaluering; hvad gik skævt, hvad skal planlægge igen osv.. Ting tager tid, og jeg skal være mere realistisk i forhold til, hvor lang tid tager en opgave egentlig tager.
For at få det optimale ud af workshoppen er det netop vigtigt, at man er villig til at implementere de nye værktøjer bagefter og forstå, at der er tale om en fortløbende proces. På workshoppen kigger vi derfor også på den nyeste forskning indenfor vaner, så man har størst mulig chance for at opnå succes med implementeringen. Rikke oplevede det desuden som en klar fordel at have sat sig specifikke mål med workshoppen – og være åben over for forandring:
Jeg tænker, at man skal overveje, hvad man gerne vil have ud af det, og så skal man skal være forberedt på at aflære noget og lære noget nyt.
Og så er resultatet heller ikke til at tage fejl af. Som Rikke siger:
Kvaliteten af arbejdet er markant højere nu – og jeg når det hele på kortere tid. Tilfredsheden over opgaveudførelsen er derfor også højere. Det har skabt stor personlig tilfredshed.
*3-4 punktsopgaver, er opgaver, som de på workshoppen er kategoriseret som opgaver med et højt afkast
Vil Du gerne lære high-performance værktøjer?
Hvis Du er interesseret i at få adgang til de samme værktøjer som Rikke, så kan du læse mere om workshoppen, der er modul 3 på mit forløb for teams. Workshoppen kan sagtens afholdes uden de andre moduler.
